Dans un contexte sanitaire où il convient de limiter les échanges, la mise en place de la plateforme eGovFlow sur le site web de Châtelet tombe à pic ! 100% sécurisé et électronique, c’est une petite révolution pour l’administration et pour le citoyen. Coup d’œil !
L’ensemble de vos documents administratifs en quelques clics ? C’est notre ambition !
Ce n’est ni une application à télécharger, ni un formulaire de demande lourd. Le module eGovFlow élève le concept de guichet électronique à un tout autre niveau, permettant d’accéder gratuitement à plus de 40 documents administratifs en trois clics. C’est instantané et gratuit puisque la redevance communale ne s’appliquera pas !
Une petite révolution pour le Citoyen ?
Absolument ! Fini les files d’attente pour obtenir un document officiellement signé par l’administration. Cette plateforme offrira un service de qualité et personnalisé pour les dossiers les plus complexes. L’accès à ces documents ne dépendra donc plus des horaires d’ouverture de l’administration communale. Enfin, tous ces documents seront gratuits puisqu’il n’y aura aucune redevance communale à payer. Il sera possible d’y accéder depuis notre site web www.chatelet.be que ce soit par ordinateur ou smartphone. La seule condition sera de s’authentifier avec un lecteur de carte d’identité, ou mieux encore, via l’application Itsme pour les adeptes des écrans tactiles. Le document électronique sera instantanément disponible.
À pieds joints dans la simplification administrative
Cette plateforme n’est que la partie visible des nombreuses étapes dans le processus de simplification administrative. Car pour y parvenir, ce sont des siècles d’actes qu’il a fallu numériser et une infrastructure informatique capable d’assumer les 124.000 actes issus de la BAEC (de 1918 à 2018 !). Aujourd’hui, tout est numérisé jusqu’en 1802 et nous continuerons cette démarche afin de mettre à disposition publiquement des registres paroissiaux remontant loin dans l’Histoire ! Au jour de cette communication, plus de ¾ de ces actes sont parfaitement accessibles, nous procédons aux dernières vérifications pour le dernier quart.
Pas si simple qu’il n’y parait
Nombreux sont ceux qui peuvent sortir d’un échange avec l’administration en se disant « tout ça pour ce bout de papier ». Mais il faut bien comprendre que pour préserver la valeur légale de ces documents, il convient déjà de garantir l’authenticité des signatures électroniques du Directeur Général et du Bourgmestre sur chaque document délivré. Le RGPD entre ensuite en compte, puisque la majorité de ces actes restent considérés comme données personnelles pendant 100 ans ! On ne peut donc pas délivrer cela n’importe comment et à n’importe qui. Mais grâce à la démocratisation de l’identification électronique par carte d’identité, cela devient possible.
Une première en Wallonie, mais pas en Flandre
Exploité depuis 5 ans par Coutrai, ce système s’est désormais étendu à 150 communes de Flandre avec des retours très positifs des administrations et des citoyens. Parmi ces avis ressortent surtout la facilité d’utilisation et l’aspect très intuitif de la plateforme. Sur les six derniers mois, 300.000 documents électroniques ont été délivrés par cette plateforme et pour reprendre l’exemple de Courtrai, cela correspondait à 100 à 200 demandes par jour (à la taille de Châtelet, cela correspondrait à 50 à 100 demandes par jour). Des chiffres qui démontrent l’importance future des guichets en ligne dans le service public… !
Un coup d’accélérateur face à la crise sanitaire
Avec une moyenne de 180 citoyens effectuant des démarches dans nos services pour ce type de demande chaque jour, il parait évident qu’une méthode plus efficace et sécuritaire tombe à pic. En réduisant le nombre d’échanges « physiques », nous réduisons davantage le risque de propagation du virus.
Mais aussi des réductions d’émission de carbone
On n’y pense pas forcément, mais les démarches administratives de ce type ont un coût pour l’environnement. Tout n’est pas ici question d’économie de papier ou d’encre utilisée pour l’impression… ! Avec les chiffres énoncés précédemment, nous savons que 180 citoyens se déplacent quotidiennement pour obtenir un ou plusieurs documents. Cette plateforme permettrait donc d’éviter à l’environnement plusieurs milliers de déplacements inutiles qui sont généralement effectués en voiture particulière ! En imaginant que nous évitions 2000 déplacements automobiles, cela représenterait une économie d’1,3T carbone ! (détail du calcul ci-dessous)
Plus de 40 documents !
Dit comme ça, cela n’est pas très parlant. Ce sont pourtant des documents que nous avons tous eu à demander que ce soit lors de nos démarches de recherche d’emploi, mariage, naissance, voyage, etc. Voici une brève liste des plus demandés : Composition de ménage, casier judiciaire, certificat de cohabitation légale, acte de naissance, acte de mariage, etc.
Il faudra toutefois un tout petit peu de patience pour les documents en relation avec le Registre National. Ceux-ci sont temporairement indisponibles par cette plateforme, mais il est possible des les obtenir via MonDossier https://mondossier.rrn.fgov.be
Impossible de télécharger le document ?
Avec l’informatique, il reste toujours la possibilité qu’apparaissent des bugs peuvent ou que certains documents soient temporairement indisponibles. Lorsque cela se produire, cela signifie que le document risque d’être invalide et c’est pour cette raison que quelques téléchargements pourraient être refusés. C’est une procédure logique afin de garantir tant l’authenticité que la sécurité de transmission de ces informations à caractère privé. Dans ce genre de cas spécifique, il suffira de contacter le service Etat Civil qui débloquera la situation.
EN CHIFFRES
Existe depuis 5 ans, utilisé par 150 communes en Flandre. 300.000 documents délivrés en 6 mois. 100 à 200 documents par jour à Courtrai 100 ans d’actes châtelettains représentent 124.000 documents ! Des actes numérisés jusqu’en 1802 ! Plus de 40 documents administratifs, et beaucoup plus encore d’ici deux mois !
Détail du calcul carbone :
Sur base d’une consommation de 5L/100 essence, distance de 2km (AR = 4) pour 2000 trajets évités. Rejet carbone isolée = 132g*4 (aller-retour) = 660g 2000 trajets = 1.320.000g soit 1,3T.
PERSONNES DE CONTACT
Clément Rosseel – Porte parole de la Ville de Châtelet : 0497/51.00.70
Julie Lesuisse – Editrice de la plateforme eGovFlow : 0477/89.22.76